Wenn die Reinigung über längere Zeit nicht mehr zuverlässig funktioniert, wird das im Arbeitsalltag schnell sichtbar. Abfallbehälter bleiben voll, Sanitärbereiche wirken ungepflegt, vereinbarte Aufgaben werden nur teilweise erledigt oder Rückmeldungen führen zu keiner dauerhaften Verbesserung.
Trotzdem schieben viele Unternehmen einen Anbieterwechsel auf. Die Sorge vor zusätzlichem Aufwand ist verständlich: Was passiert mit dem bestehenden Vertrag? Wer übernimmt Schlüssel und Zugangsdaten? Wie lässt sich verhindern, dass zwischen zwei Dienstleistern eine Lücke entsteht?
Ein Wechsel muss jedoch weder kompliziert noch riskant sein. Wer die wichtigsten Punkte frühzeitig klärt, kann den Übergang strukturiert vorbereiten und gleichzeitig dafür sorgen, dass der neue Reinigungsdienst besser zum tatsächlichen Bedarf des Objekts passt.
Diese Checkliste hilft Ihnen dabei.
1. Klären Sie, warum Sie wechseln möchten
Bevor Sie Angebote einholen, sollten Sie die konkreten Probleme mit dem bisherigen Dienstleister festhalten.
Die Aussage „Wir sind nicht zufrieden“ ist für eine neue Reinigungsfirma nur begrenzt hilfreich. Aussagekräftiger sind konkrete Beispiele:
- vereinbarte Räume werden regelmäßig ausgelassen,
- Reklamationen werden nicht oder nur kurzfristig behoben,
- Reinigungskräfte wechseln häufig,
- Reinigungszeiten werden nicht eingehalten,
- es gibt keine klar erreichbare Kontaktperson,
- der vereinbarte Leistungsumfang ist unklar,
- Zusatzarbeiten werden ohne vorherige Abstimmung berechnet.
Je genauer Sie die bisherigen Schwierigkeiten benennen können, desto besser lässt sich verhindern, dass sich dieselben Probleme beim nächsten Anbieter wiederholen.
Dabei lohnt sich auch die Frage, ob tatsächlich die Ausführung mangelhaft ist oder ob der ursprüngliche Leistungsumfang nicht mehr zum Objekt passt. Vielleicht ist die Belegschaft gewachsen, Sanitärbereiche werden stärker genutzt oder zusätzliche Räume sind hinzugekommen. In solchen Fällen reicht ein alter Reinigungsplan möglicherweise nicht mehr aus.
2. Prüfen Sie Vertrag und Kündigungsfrist
Sehen Sie im bestehenden Vertrag nach, welche Laufzeit und Kündigungsfrist vereinbart wurden. Prüfen Sie außerdem, ob eine bestimmte Form der Kündigung vorgeschrieben ist und zu welchem Termin sie beim bisherigen Anbieter eingehen muss.
Bei längeren Vertragslaufzeiten ist es sinnvoll, frühzeitig mit der Planung zu beginnen. So bleibt genügend Zeit, Vergleichsangebote einzuholen, einen möglichen Besichtigungstermin zu vereinbaren und den Übergang vorzubereiten.
Notieren Sie sich insbesondere:
- das frühestmögliche Vertragsende,
- die geltende Kündigungsfrist,
- die vereinbarte Form der Kündigung,
- Regelungen zur Rückgabe von Schlüsseln,
- offene Reklamationen oder Nachbesserungen,
- noch nicht abgerechnete Zusatzleistungen.
Bei Unsicherheiten über einzelne Vertragsklauseln sollte der Vertrag fachlich geprüft werden.
3. Stellen Sie die vorhandenen Unterlagen zusammen
Falls bereits ein Leistungsverzeichnis existiert, sollten Sie es für die Angebotserstellung bereithalten. Es zeigt, welche Räume, Tätigkeiten und Intervalle bisher vereinbart waren.
Zusätzlich hilfreich sind:
- Grundriss oder Flächenangabe,
- Anzahl der Räume,
- Anzahl der Sanitärbereiche,
- Nutzung von Küchen und Pausenräumen,
- gewünschte Reinigungstage,
- mögliche Einsatzzeiten,
- besondere Bodenarten oder empfindliche Oberflächen,
- Informationen zu Zugang, Alarmanlage und Schließsystem.
Ein vorhandenes Leistungsverzeichnis sollte allerdings nicht ungeprüft übernommen werden. Es kann als Grundlage dienen, muss aber möglicherweise an die aktuelle Nutzung des Objekts angepasst werden.
4. Definieren Sie den tatsächlichen Bedarf neu
Ein Anbieterwechsel ist eine gute Gelegenheit, den bisherigen Reinigungsumfang zu hinterfragen.
Müssen wirklich alle Bereiche bei jedem Einsatz gereinigt werden? Werden manche Räume stärker genutzt als andere? Reicht in einzelnen Büros eine wöchentliche Reinigung, während Sanitär- und Küchenbereiche häufiger gepflegt werden sollten?
Ein sinnvoller Reinigungsplan orientiert sich nicht nur an der gesamten Quadratmeterzahl. Entscheidend sind auch:
- die Anzahl der anwesenden Personen,
- der Publikumsverkehr,
- die Nutzung einzelner Räume,
- die Bodenarten,
- die Anzahl der Arbeitsplätze,
- die gewünschten Reinigungsintervalle,
- besondere Anforderungen des Betriebs.
Ein kleiner, stark frequentierter Empfangsbereich kann beispielsweise mehr Aufwand verursachen als ein deutlich größerer, aber selten genutzter Besprechungsraum.
Je genauer der tatsächliche Bedarf erfasst wird, desto nachvollziehbarer kann die spätere Kalkulation erfolgen.
5. Vergleichen Sie nicht nur den Endpreis
Ein günstiges Angebot ist nicht automatisch das wirtschaftlichste Angebot.
Entscheidend ist, welche Leistungen für den genannten Preis tatsächlich enthalten sind. Zwei Angebote können auf den ersten Blick ähnlich aussehen, sich beim Leistungsumfang aber deutlich unterscheiden.
Achten Sie beim Vergleich unter anderem auf folgende Punkte:
- Sind alle gewünschten Räume aufgeführt?
- Sind die Reinigungsintervalle eindeutig festgelegt?
- Sind Sanitär- und Küchenbereiche vollständig beschrieben?
- Sind Reinigungsmittel und Geräte im Preis enthalten?
- Wie werden zusätzliche Leistungen vereinbart?
- Gibt es eine direkt erreichbare Kontaktperson?
- Wie wird mit Reklamationen oder Änderungen umgegangen?
- Sind mögliche Einsatzzeiten klar abgestimmt?
Ein Angebot sollte so formuliert sein, dass Sie nachvollziehen können, was regelmäßig ausgeführt wird und welche Arbeiten nicht enthalten sind.
Unklare Pauschalaussagen führen später häufig zu unterschiedlichen Erwartungen.
6. Prüfen Sie den neuen Anbieter sorgfältig
Eine professionelle Website und ein freundliches Gespräch sind ein guter Anfang, reichen für eine Entscheidung aber nicht immer aus.
Fragen Sie nach den Punkten, die für Ihr Objekt wichtig sind. Dazu können gehören:
- Ist der Betrieb ordnungsgemäß registriert?
- Besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung?
- Wer ist Ihre feste Kontaktperson?
- Wie werden Änderungen des Leistungsumfangs abgestimmt?
- Ist eine Objektbesichtigung möglich?
- Wie werden Schlüssel oder Zugangsdaten behandelt?
- Wann kann die Reinigung stattfinden?
- Wie läuft der Reinigungsstart konkret ab?
Ein seriöser Anbieter sollte nicht versuchen, jede Frage sofort mit einem pauschalen Versprechen zu beantworten. Bei komplexeren Objekten ist es professioneller, zunächst die Anforderungen zu prüfen und anschließend eine realistische Lösung vorzuschlagen.
7. Planen Sie den Übergang ohne Reinigungslücke
Der letzte Einsatz des bisherigen Dienstleisters und der erste Einsatz des neuen Anbieters sollten zeitlich aufeinander abgestimmt werden.
Klären Sie rechtzeitig:
- wann die bisherige Firma ihren letzten Einsatz durchführt,
- wann Schlüssel zurückgegeben werden,
- wann der neue Anbieter Zugang zum Objekt erhält,
- ob eine Übergabe der Alarmanlage erforderlich ist,
- welche Räume beim ersten Einsatz Priorität haben,
- wer auf Kundenseite für Rückfragen erreichbar ist.
Bei Bedarf kann vor Beginn der regelmäßigen Reinigung geprüft werden, ob eine einmalige Grundreinigung sinnvoll ist. Das ist besonders dann relevant, wenn sich in einzelnen Bereichen über längere Zeit stärkere Verschmutzungen aufgebaut haben.
Eine Grundreinigung sollte jedoch nicht automatisch vorausgesetzt werden. Sie ist eine zusätzliche Leistung und muss vorher abgestimmt und kalkuliert werden.
8. Vereinbaren Sie klare Abläufe für die Anfangsphase
Gerade in den ersten Wochen zeigt sich, ob die vereinbarten Leistungen in der Praxis zum Objekt passen.
Einige Punkte lassen sich erst nach den ersten Einsätzen zuverlässig beurteilen. Vielleicht benötigt ein Bereich ein kürzeres Intervall, während andere Arbeiten seltener durchgeführt werden können.
Für die Anfangsphase sollte deshalb geklärt sein:
- an wen Rückmeldungen gerichtet werden,
- wie Änderungswünsche übermittelt werden,
- wie mit festgestellten Mängeln umgegangen wird,
- wann der Leistungsumfang überprüft wird,
- wie zusätzliche Arbeiten freigegeben werden.
Konstruktive Rückmeldungen sind dabei kein Zeichen für eine schlechte Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass sie direkt aufgenommen und nachvollziehbar bearbeitet werden.
Häufige Bedenken beim Wechsel der Reinigungsfirma
Wird der Wechsel viel zusätzliche Arbeit verursachen?
Ein gewisser Abstimmungsaufwand lässt sich nicht vollständig vermeiden. Mit einem vorhandenen Leistungsverzeichnis, grundlegenden Objektdaten und einer klaren Kontaktperson bleibt der Aufwand jedoch überschaubar.
Eine strukturierte Angebotsanfrage kann viele Fragen bereits vor dem ersten Gespräch klären.
Muss immer eine Objektbesichtigung stattfinden?
Nicht zwingend. Bei überschaubaren Objekten können vollständige Angaben häufig für eine erste Kalkulation ausreichen.
Wenn besondere Bodenflächen, komplexe Raumaufteilungen oder weitere Anforderungen berücksichtigt werden müssen, kann eine kostenlose Besichtigung sinnvoll sein.
Muss der bestehende Reinigungsplan unverändert übernommen werden?
Nein. Ein Anbieterwechsel ist gerade der richtige Zeitpunkt, um den Leistungsumfang zu prüfen und an den heutigen Bedarf anzupassen.
Ist der günstigste Anbieter die beste Wahl?
Nicht unbedingt. Ein niedriger Preis hilft wenig, wenn vereinbarte Leistungen fehlen, keine feste Kontaktperson erreichbar ist oder regelmäßig nachgebessert werden muss.
Wichtiger ist ein nachvollziehbares Verhältnis zwischen Preis, Leistungsumfang und tatsächlichem Aufwand.
Reinigungsfirma wechseln – mit klarer Planung
Der Wechsel einer Reinigungsfirma beginnt nicht mit der Kündigung, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Leistungen werden tatsächlich benötigt? Welche Abläufe müssen beim neuen Anbieter besser funktionieren?
Wer diese Fragen vor der Angebotseinholung beantwortet, kann Angebote gezielter vergleichen und eine Entscheidung treffen, die nicht nur auf dem Preis basiert.
Josie Gebäudereinigung unterstützt Unternehmen, Büros, Praxen und Gewerbebetriebe bei der Planung regelmäßig wiederkehrender Reinigungsleistungen. Die Geschäftsadresse befindet sich in Düsseldorf; in Mönchengladbach und Umgebung sind wir regelmäßig im Einsatz.
Als inhabergeführter Reinigungsbetrieb bieten wir direkte Kommunikation, individuell abgestimmte Leistungen und einen nachvollziehbaren Ablauf von der ersten Anfrage bis zum Reinigungsstart. Unser Betrieb ist bei der Handwerkskammer Düsseldorf eingetragen und betriebshaftpflichtversichert.
Unverbindliches Angebot für Ihr Objekt anfragen
Sie denken über einen Wechsel Ihrer bisherigen Reinigungsfirma nach?
Übermitteln Sie uns die wichtigsten Informationen zu Ihrem Objekt, dem gewünschten Leistungsumfang und den möglichen Einsatzzeiten. Wir prüfen Ihre Angaben persönlich und erstellen ein individuell abgestimmtes Angebot.
Falls weitere Informationen für eine zuverlässige Kalkulation erforderlich sind, vereinbaren wir eine kostenlose Objektbesichtigung.